Hyd yn oed gyda'r cynllunio a'r rhagofalon gorau, gall taliadau hwyr ddigwydd o hyd. Gall amgylchiadau annisgwyl neu gamddealltwriaeth arwain at oedi wrth dderbyn eich arian caled. Pan fyddwch yn wynebu taliad hwyr, yr allwedd yw mynd i'r afael ag ef yn brydlon ac yn broffesiynol er mwyn cynyddu eich siawns o gael datrysiad cyflym. Dyma ganllaw i lywio celfyddyd y dilyniant ar gyfer taliadau hwyr:

Nodiadau atgoffa cynnar a chwrtais:

Peidiwch ag aros wythnosau i fynd i'r afael â thaliad hwyr. Gweithredwch yn gyflym i sicrhau nad yw'n amryfusedd. Yn aml, e-bost neu alwad ffôn gyfeillgar o fewn ychydig ddyddiau i'r dyddiad dyledus fydd y cyfan sydd ei angen. Dyma rai awgrymiadau ar gyfer y dilyniant cychwynnol hwn:

• Llinell Pwnc: Cadwch hi'n glir ac yn gryno, fel "Nodyn Atgoffa Cyfeillgar: Anfoneb [Rhif Anfoneb] Taliad Dyledus. "

• Corff yr E-bost: Cynnal naws broffesiynol a chwrtais. Amlygwch yn gryno rif yr anfoneb, y dyddiad dyledus, a'r swm sy'n weddill.

• Opsiwn Galwadau Ffôn: Ar gyfer prosiectau mwy neu gleientiaid hirsefydlog, gallai galwad ffôn fod yn gyffyrddiad mwy personol. Dechreuwch trwy ailgyflwyno'ch hun a'r prosiect, yna soniwch yn gwrtais am yr anfoneb hwyr.

Cofiwch, nod y cyswllt cyntaf hwn yw atgoffa'r cleient o'r taliad sy'n ddyledus. Osgoi iaith gyhuddgar neu dactegau ymosodol.

Uwchgyfeirio'r Cyfathrebu:

Os nad yw'r nodyn atgoffa cychwynnol yn cael ei ateb, mae'n bryd cynyddu'ch cyfathrebu. Dyma sut i fynd at y cam nesaf hwn:

• Ail E-bost/Galwad Ffôn: Ar ôl ychydig ddyddiau heb ymateb, anfonwch e-bost mwy pendant neu gwnewch alwad ffôn ddilynol. Ailadroddwch fanylion yr anfoneb sy'n weddill a soniwch am y nodyn atgoffa blaenorol a anfonwyd gennych.

• Cosb Talu Hwyr: Nodwch yn glir eich polisi talu hwyr fel yr amlinellir yn y contract. Hysbysu'r cleient y bydd cosbau am dalu'n hwyr yn cael eu gweithredu yn unol â'r telerau y cytunwyd arnynt.

• Iaith Broffesiynol: Cynnal naws broffesiynol wrth fynegi eich pryder am yr oedi. Ceisiwch osgoi mynd i mewn i ddadleuon emosiynol, gan y gallai rwystro dod o hyd i ateb.

Dogfennaeth Ffurfiol:

Os na fydd y sefyllfa'n gwella ar ôl eich ail ymgais i gysylltu, ystyriwch anfon llythyr ffurfiol. Mae hyn yn gofnod dogfenedig o'ch ymdrechion i gasglu taliad. Dyma rai adnoddau i'ch helpu gyda'r cam hwn:

• Templedi Llythyrau Talu Hwyr Am Ddim: Mae Ffederasiwn y Meistr Adeiladwyr (FMB) yn cynnig templedi i'w lawrlwytho am ddim ar gyfer llythyrau talu'n hwyr: https://www.fmb.org.uk/my-fmb/fmb-contracts.html?_fr=21c224d8

• Ystyriaethau Cyfreithiol: Ar gyfer achosion arbennig o ystyfnig, gall ymgynghori â chyfreithiwr sy’n arbenigo mewn cyfraith adeiladu fod yn ddefnyddiol. Gallant eich cynghori ar yr opsiynau cyfreithiol ar gyfer adennill eich taliad dyledus.

Asiantaethau Casglu Dyled:

Fel dewis olaf, efallai y bydd angen i chi ystyried cynnwys asiantaeth casglu dyledion. Mae'r cwmnïau hyn yn arbenigo mewn casglu taliadau hwyr, ac fel arfer maent yn gweithio ar sail comisiwn.

Fodd bynnag, gall troi at asiantaethau casglu dyledion niweidio'ch perthynas â'r cleient a dylai fod yn ddewis olaf. Cyn cymryd y cam hwn, pwyswch yr enillion ariannol posibl yn erbyn y posibilrwydd o golli ewyllys da busnes ac ewyllys da cleientiaid yn y dyfodol.

Awgrymiadau Ychwanegol:

Dyma rai awgrymiadau ychwanegol i'ch helpu i lywio'r broses ddilynol:

• Cadw Cofnodion: Cadwch gofnod manwl o'ch holl gyfathrebu â'r cleient ynghylch y taliad hwyr, gan gynnwys e-byst, galwadau ffôn, a llythyrau a anfonwyd. Gall y ddogfennaeth hon fod yn hanfodol os oes angen i chi godi'r mater ymhellach.

• Cynnig Opsiynau Talu: Mewn rhai achosion, gallai cynnig opsiynau talu hyblyg, megis rhandaliadau, helpu'r cleient i setlo'r swm sy'n weddill. Fodd bynnag, dim ond os nad yw'n effeithio'n sylweddol ar eich llif arian y dylid ystyried hyn.

• Dysgu o'r Profiad: Mae pob taliad hwyr yn gyfle dysgu. Dadansoddwch beth allai fod wedi cyfrannu at yr oedi. A oedd unrhyw ddryswch ynghylch yr anfoneb? A ellid bod wedi gwella cyfathrebu? Defnyddiwch y profiad hwn i fireinio eich arferion anfonebu a chyfathrebu â chleientiaid ar gyfer prosiectau yn y dyfodol.

Trwy ddilyn y strategaethau hyn ar gyfer dilyniant a chasglu dyledion, gallwch chi wneud y mwyaf o'ch siawns o adennill taliadau hwyr tra'n lleihau aflonyddwch i'ch perthnasoedd busnes. Cofiwch, mae cysondeb, proffesiynoldeb, a chyfathrebu clir yn allweddol i ymdopi â'r sefyllfa heriol hon.